O programa 5s é um dos modelos mais conhecidos e utilizados na Gestão da Qualidade e considerado um dos pilares para a implantação da Qualidade Total em uma organização. No meio empresarial, ele começou a ser utilizado nas indústrias japonesas na década de 1960 e seu principal objetivo é melhorar o ambiente de trabalho, através da limpeza, da eliminação de desperdícios, da melhoria da segurança e do melhor aproveitamento de espaço. O "5s" é chamado desta forma, devido às iniciais em japonês das palavras que representam cada etapa ou senso, como é mais conhecido:
- Seiri (senso de utilização): nesta etapa se tem a classificação dos materiais (documentos, produtos, ferramentas máquinas e mobiliário) existentes no setor, decidindo o que deve permanecer e o que deve ser retirado, ou seja, o que é útil do que não e útil para a realização das atividades daquele setor (também chamado de "seleção ou descarte"). Após a seleção dos materiais que devem permanecer naquele setor, os demais materiais não selecionados devem passar por um processo de classificação, definindo o seu destino (transferência para outro setor, reciclado, vendido, doado, etc). Durante esta classificação, algumas empresas utilizam um espaço para guardar este material temporariamente, identificando cada material com uma etiqueta "red tag" que informa qual será o seu destino.
- Seiton (senso de ordenação): esta é a etapa de organização do material e do mobiliário que foi selecionado para continuar no local de trabalho. Aqui se estabelece o local onde ficarão os materiais, como estarão dispostos e sua identificação (através de sinalização, etiquetagem ou placas) para ser facilmente identificado. É importante observar que, dependendo do ambiente de trabalho, a disposição dos materiais devem ser classificados de acordo com o seu uso (exemplo: ferramentas de uma oficina com maior utilidade ficam mais visíveis e próximas ao mecânico responsável).
- Seiso (senso de limpeza): etapa em que se tem a limpeza do ambiente, eliminando qualquer traço de sujeira, eliminando suas possíveis fontes e distribuindo coletores de lixo no setor para facilitar a limpeza.
- Seiketsu (senso de saúde, higiene e padronização): etapa em que se tem a definição de regras e sistemas para manter o ambiente de trabalho limpo e organizado. Geralmente são criados manuais de instrução ou conjunto de regras a serem seguidas no ambiente de trabalho.
- Shitsuke (senso de autodisciplina): consiste em tornar rotina os sensos anteriores e conscientizar os funcionários sobre a necessidade de manter o ambiente de trabalho limpo e organizado. Geralmente nesta fase são realizados treinamentos sobre as normas estabelecidas e a forma de se trabalhar daquele momento para frente, fazendo com que a forma de organização estabelecida pelo 5s seja absorvida pela cultura organizacional.
No entanto, eu, particularmente, gosto de utilizar o 5s trocando a ordem dos sensos 2 e 3, porque vejo que faz mais sentido limpar primeiro o ambiente para depois organizá-lo. Também considero importante, antes de implantar os sensos sugeridos pelo modelo, passar por uma etapa de "introdução ao 5s", onde se faz necessário conscientizar o gestor responsável pelo setor sobre o significado do modelo, sua importância e os possíveis resultados que devem ser obtidos com sua implantação. Além disso, é importante conhecer os processos organizacionais e atividades, para poder estabelecer o layout atual de funcionamento do setor, para poder sugerir um novo layout de funcionamento, com base na necessidade de materiais e procedimentos de trabalho. Abaixo segue um modelod e fluxograma do programa 5s:
