No post anterior, expliquei um pouco sobre as diferenças entre os profissionais que atuam na área de gestão oferecendo serviços a empresas em geral, especialmente o consultor empresarial, profissional especializado em dar respostas aos problemas encontrados em uma organização. Para isso, ele deve estruturar um processo com várias etapas a serem percorridas, que vão desde o início da consultoria, com os primeiros contatos e reuniões com o cliente, até a sua finalização, garantindo a execução das ações e o bom serviço prestado. Abaixo coloco uma sugestão de etapas:
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| Etapas do processo de consultoria empresarial. |
- Apresentação da consultoria: etapa em que o consultor consegue se aproximar do cliente, com a apresentação de seu portfolio de serviços, experiência e resultados alcançados. O cliente, por sua vez, deve apresentar de forma geral a empresa a ser analisada. Além
disso, cada parte precisa colocar sobre a mesa as suas expectativas em
relação à parceria construída, ou seja, que resultados cada uma espera
da outra e como será constituída a relação ao longo do tempo.
- Proposta de diagnóstico e plano de ação: etapa em que o consultor, com base nas informações prévias apresentadas pelo cliente na reunião de apresentação da consultoria, realiza uma proposta de venda, detalhando todos os pontos e explicando como serão realizadas as fases de diagnóstico e plano de ação. O ponto chave desta etapa é a explicação e o convencimento do gestor sobre o método que o consultor irá utilizar e a real necessidade da organização, justificando com dados obtidos na apresentação organizacional. Além disso, é relevante lembrar que, em alguns casos, a consultoria apresenta uma outra proposta de venda relacionada à execução das ações construídas no plano de ação (apresentada junto ao plano de ação), o que é mais interessante e viável, pois o consultor só terá uma real noção de quanto cobrar e de como executar as ações propostas quando tiver o plano de ação concluído.
- Negociação do contrato: neste momento há a negociação e a possível venda do serviço de consultoria, ou seja, é a hora que o cliente decide contratar o serviço da consultoria e aprovar o projeto inicial.
- Diagnóstico e plano de ação: nesta etapa, o consultor realiza uma análise profunda dos setores ou processos organizacionais inclusos no escopo do projeto de consultoria. Um diagnóstico pode ser feito através da utilização de modelos de gestão existentes (análise swot para a construção de um planejamento estratégico, ou modelo MASP para a implantação do ciclo PDCA de melhoria nos processos, por exemplo) ou de uma metodologia de consultoria previamente estabelecida (método de mapeamento de processos, com técnicas de entrevistas, construção de fluxos de trabalho, etc). Já o plano de ação especifica em linhas gerais as ações que a empresa precisa realizar, os responsáveis pela execução, o tempo de realização e os recursos necessários. A metodologia de gerenciamento de projetos e o modelo 5W2H podem ser utilizados para a construção deste plano.
- Execução das ações: etapa que consiste em colocar em prática as ações planejadas. Três questões são cruciais neste momento. A primeira é o apoio do gestor da empresa responsável pela contratação da consultoria. Se ele não apoiar o processo, dificilmente as ações serão colocadas em prática porque as pessoas não irão acreditar na mudança e obedecer as decisões. A segunda questão se refere ao processo de mudança em si. Não adianta "empurrar" as mudanças e ações sem antes promover a mudança de cultura organizacional e conscientizar as pessoas envolvidas sobre a importância da mudança. A terceira questão se refere ao cumprimento do cronograma estabelecido. O consultor pode cair no "descrédito" se não conseguir cumprir e colocar em prática as ações no tempo acordado. Quanto mais tempo for consumido na execução, mais difícil será a absorção e o desempenho das atividades envolvidas com o processo de mudança na organização.
- Conclusão da consultoria: etapa em que o consultor, após executar as ações planejadas, conclui o seu trabalho. Deste modo, ele precisa deixar a organização pronta para absorver as amudanças realizadas e fazer aquilo virar rotina no trabalho. De fato, para que o consultor mantenha suas portas abertas para um novo serviço na empresa, ele precisa ter a segurança de que seu trabalho foi bem realizado, além de apresentar ao seu cliente, ao final, os primeiros resultados obtidos com o seu plano idealizado e implantado naquela empresa. Para isso, ele pode construir, junto com um plano de ação, um conjunto de indicadores de desempenho que possam medir o "antes" e o "depois" da consultoria, mensurando o ganho de desempenho dos processos empresariais que a empresa teve com a contratação do serviço. Isso ajuda o cliente a entender a viabilidade da contratação do serviço de consultoria.
Não há uma regra a
ser seguida. Cada projeto de consultoria tem uma forma de atuar e desenvolver as
atividades. As etapas podem variar, dependendo do tipo e do objetivo da consultoria empresarial. O importante é que haja clareza em todo o processo e que o cliente se sinta seguro da necessidade de contratação do serviço, bem como o seu envolvimento ao longo do processo.
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