Planejamento: conceito, níveis e etapas

Conceito

O trabalho de qualquer administrador não se restringe apenas ao presente, ao imediato. Ele precisa sair do processo de "rotina" e pensar e planejar o futuro da organização ou do setor que administra. Para isso, ele deve tomar decisões que configuram e reconfiguram o funcionamento organizacional, que definem o rumo da empresa. Para isso, existe o planejamento.

Planejamento é uma das quatro funções administrativas exercidas pelo administrador que define objetivos e decide sobre os recursos e tarefas necessários para poder alcançá-los de forma adequada, estruturando um conjunto de planos. Traduzindo, tratar de planejamento em uma empresa significa projetar essa empresa para o futuro, através de um conjunto de planos.

Níveis do planejamento

O planejamento é uma função administrativa que se distribui em diferentes níveis organizacionais. Para cada nível de planejamento há uma finalidade e amplitude de funcionamento. Pode-se dizer que há três níveis de planejamento em uma organização:

- Planejamento estratégico: visa tornar a empresa mais competitiva e equilibra o funcionamento organizacional em relação às pressões de negócio e ao ambiente competitivo, voltado para o longo prazo.

- Planejamento tático: visa a melhoria e adaptação de uma unidade organizacional ou área funcional organizacional, promovendo a otimização de recursos e o alcance dos resultados, voltado para o médio prazo.

- Planejamento operacional: promove a melhoria de uma operação, atividade ou processo de negócio, voltado para o curto prazo.

Níveis do planejamento. Fonte: Chiavenato (2010).

Etapas do planejamento

Para construir o planejamento de um negócio, se faz necessário utilizar algumas etapas, descritas à seguir:

- Definir os objetivos. A primeira etapa se refere à definição de objetivos. Os objetivos servem como direcionadores para os planos e objetivos departamentais da organização. Junto aos objetivos são definidos os indicadores de desempenho (que quantificam os resultados  e servem como parâmetro de comparação com os objetivos/metas traçados) e as metas (que representam os objetivos de forma quantificada).

- Analisar a situação atual em relação aos objetivos. Esta etapa se refere ao processo de diagnóstico da estrutura ou do ambiente organizacional. Ela deve ocorrer em paralelo à construção dos objetivos que farão parte do planejamento (isto é necessário para poder traçar objetivos de acordo com a realidade organizacional). No caso de um planejamento estratégico, que envolve a alta cúpula e a relação da empresa com o mercado, são avaliados e analisados tanto fatores internos gerais, como fatores externos (clientes, fornecedores, concorrência, governo, etc). Já em se tratando de planejamento departamental ou operacional, é dado mais ênfase a fatores internos e específicos ao setor ou processo envolvido na configuração ou reconfiguração.

- Construir os planos de ação do planejamento: A construção de um plano de ação visa definir as ações e mudanças que ajudarão a empresa e o administrador a alcançar os objetivos traçados (observar o post que trata sobre o plano de ação - Plano de ação (modelo 5W1H ou 5W2H) ). Neste caso, as ações precisam ser ordenadas e sequenciadas no plano. A escolha dessas ações podem ser facilitadas quando se utiliza o método PERT para definir o caminho crítico visando o alcance de um determinado objetivo. É importante frisar que, em conjunto com essas ações se definem , pelo menos, os responsáveis ou responsável por cada ação projetada, os custos (orçamento) dessas ações e o tempo de realização de cada ação. É importante que, ao definir o conjunto de ações a serem executadas, se faz necessário projetar o cronograma de execução ou realização destas ações com data inicial e final de cada ação. O gráfico de gantt é um exemplo de método que pode organizar o cronograma de ações.

Exemplo de gráfico de Gantt. Fonte: ogerente.com.

- Implementar as ações e avaliar os resultados. Esta etapa se refere à execução dessas ações, através do processo de mudança organizacional (envolve mudança de trabalho e cultura organizacional). Em paralelo, se faz o acompanhamento da mudança, ao analisar o progresso dos resultados. Em cada período (que vai variar de acordo com o tipo de planejamento) devem ser utilizados os indicadores de desempenho para comparar os resultados com os objetivos e metas planejados.

Referência:

CHIAVENATO, Idalberto. Administração nos Novos Tempos. 2. ed. Rio de Janeiro: Campus, 2010.