Nesta semana eu tive a oportunidade de ler uma postagem em outro blog que fala sobre a matriz GUT de priorização para a resolução de problemas. Considerei interessante e resolvi fazer a descrição desta ferramenta aqui.
A matriz GUT é uma ferramenta de gestão utilizada para analisar os problemas organizacionais e, de acordo com este processo de análise, definir a prioridade para a resolução. Esta ferramenta tem esse nome por ser trabalhada em forma de matriz, e por abreviar os nomes dos principais grupos de análise na matriz (Gravidade, Urgência e Tendência).
Para definir a matriz, a primeira etapa consiste em fazer uma listagem de todos os problemas envolvidos nos processos/ atividades do setor ou da empresa analisada. Após identificar e listar os problemas, é hora de montar a matriz com esta listagem. Ao lado da coluna que tem a listagem dos problemas, criam-se três colunas, e cada uma teria um grupo de análise em sequência (gravidade, urgência e tendência).
A coluna "gravidade" traduz o impacto do problema analisado caso ele venha a acontecer. Ela tem relação de análise com alguns aspectos, como pessoas, processos, e tarefas. A coluna "urgência" tem a ver com o tempo necessário para resolver um determinado problema. Quanto maior for a urgência, menor será o tempo disponível para a resolução do problema em questão. Já a coluna tendência representa a probabilidade do problema se tornar maior em relação ao tempo. Esta coluna permite traçar uma tednência de crescimento, estabilização ou redução do problema na organização.
Além de estruturar essas colunas, antes de operacionalizar o processo de análise, se faz necessário primeiro definir uma escala de pesos para cada coluna, que vai de 1 até 5 para cada coluna, onde cada peso representa um nível de gravidade, urgência e tendência, conforme o modelo abaixo:
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| Escala de pesos para a matriz GUT. |
Através do entendimento desta escala, se faz necessário, a partir de agora, analisar cada problema e definir um peso para cada coluna. Após a definição dos pesos, multiplica-se o peso entre as colunas de análise, em cada problema analisado. O resultado da multiplicação é o grau crítico (gravidade x urgência x tendência) do problema. Obtendo o grau crítico, fica fácil comparar os problemas e definir uma ordem de priorização. Quanto maior for o grau crítico, maior será a necessidade de priorizar o problema. Quando se tem a visualização clara do problema a ser priorizado, fica mais fácil estruturar as ações necessárias à sua resolução, com mais foco e objetividade.
Abaixo, se tem um exemplo desta matriz GUT para a priorização e resolução de problemas de um restaurante:
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| Exemplo simplificado de Matriz GUT para um restaurante. |
A Matriz GUT pode ser utilizada em várias situações e para diferentes finalidades. Em alguns casos, por exemplo, ela é utilizada em paralelo à matriz SWOT, quando se define a prioridade de resolução de um problema, proveniente de uma situação externa ou interna à empresa em questão. Ela pode ser trabalhada e adaptada também na área de gestão da qualidade, em paralelo a outros modelos, como Ishikawa (causa-e-efeito) e diagrama de pareto. Profissionais na área de consultoria também costumam utilizar esta matriz para ajudar no processo de diagnóstico organizacional. De qualquer forma, vemos que ferramentas de gestão como esta são simples e relevantes para o gestor utilizar no seu processo administrativo do negócio onde ele está envolvido. Elas traduzem o lado "técnico" da administração que deve ser incentivado e trabalhado cada vez mais no ambiente empresarial.
Referência:
http://www.sobreadministracao.com/matriz-gut-guia-completo/
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